Nadat we met Google Apps, Highrise en Basecamp ondertussen al zowat bijna alles online hebben gezwierd, vroegen we onszelf af welk proces we nog konden vereenvoudigen. Meteen kwam de facturatie ter sprake. Die gebeurde immers tot op vandaag nog the classic way : document opstellen, uitprinten, plooien (daar hebben we al wel een automatische brievenplooier voor), enveloppeke in, postzegel erop en sturen maar! Niet meteen de meest rendabele oplossing dus.
Wetende dat digitale facturen sinds 2004 net zo rechtsgeldig zijn als de papieren voorganger, besloten we op zoek te gaan naar een facturatieprogramma dat aan onze eisen voldeed. Inmiddels is de keuze gevallen op het gebruiksvriendelijke en efficiënte Zoho Invoice en worden facturen enkel nog in .PDF formaat de de deur uitgestuurd.
De voordelen? Tijdbesparing doordat administratie sneller en efficiënter verloopt. Daarnaast zorgt digitale facturatie er ook voor dat je factureringskosten tot 70 % lager liggen. Niet alleen door een vermindering in directe kosten zoals papier en verzendkosten maar vooral doordat elektronisch factureren veel minder arbeidsintensief is. Denk maar aan het printen en versturen van een papieren factuur. Uit onderzoek blijkt dat een papieren factuur de ondernemer gemiddeld € 1,65 kost. Voor kleine ondernemers liggen die zelfs nog hoger omdat zij minder facturen versturen. De kosten van een digitale factuur liggen aanzienlijk lager, ongeveer tussen € 0,30 en € 0,50.
Waar wacht je nog op?
Voor Apple kan ik ook wel de software GrandTotal aanraden.
Hiermee kan je ook automatisch de factuur verzenden via e-mail. Als je deze via e-mail wenst te verzenden kan je zelfs een pdf background automatisch laten toevoegen.
Wat bv. handig is als je gewoon briefpapier hebt.
Mijn persoonlijke ervaring is dat veel klanten toch nog een papieren factuur wensen… hoewel ze eigenlijk gewoon de .pdf van de e-mail kunnen afdrukken.
Hierbij wil ik er wel op wijzen dat wanneer men overgaat tot digitale facturatie, men rekening dient te houden met een aantal vormvoorwaarden. Mijn artikeltje dat ik daarover geschreven heb in KMO-Insider over de maand februari 2010 vertelt daar meer over (zie ook link : http://www.accountantskantoorlingier.be/100103.php )
Mag ik vragen waarom je voor Zoho gekozen hebt? Er is naar mijn idee ook erg veel voor de Nederlandse markt. Ik heb een tijdje getwijfeld over freshbooks, maar toch voor het Nederlandse Factuur Admin.nl gekozen. Tot nu toe heb ik hier zeker geen spijt van.
Als toevoeging op je artikel. Digitaal factureren wil natuurlijk niet zeggen dat je alle klanten digitaal een factuur moet sturen. Je kunt er ook voor kiezen klanten zelf de keuze te laten hebben. Zo kun je ook (automatisch) via post (laten) verzenden.